Moni on jo kokeillut tekoälyn käyttöä esimerkiksi Copilotin and ChatGPT:n avulla. Joissain yrityksissä on ehditty tekemään kokeiluja muillakin tekoälytyökaluilla, mutta sopivia, aikaa säästäviä käyttökohteita ei välttämättä ole edennyt tuotantoon asti. Käyttökohteita ei kannata etsiä väkisin – usein tekoälytyökaluista saa eniten irti, kun ne istuvat suoraan osaksi arjen tekemistä. Liikkeelle kannattaa lähteä kirjaamalla ylös sellaisia asioita ja työtehtäviä, joita teette työpaikalla toistuvasti.
Esittelemme blogisarjassamme kolme käytännön tekoälyesimerkkiä, joilla olemme pystyneet automatisoimaan asiakkaidemme prosesseja alkuvuoden aikana. Kerromme tässä osassa kuittien ja dokumenttien käsittelystä, seuraavassa rahtikirjojen tietojen poimimisesta sekä viimeisenä puheen tunnistuksesta ja muistiinpanojen luomisesta tekoälyn avulla. Toivomme, että kirjoituksemme antaa sinulle ideoita työn kehittämiseen!
Tekoäly kuittien käsittelyssä – manuaalisesta työstä automaatioon
Monessa yrityksessä kuittien (ja muiden dokumenttien!) käsittely on edelleen yllättävän manuaalista. Aluksi paperiset kuitit skannataan tai kuvataan puhelimella, jonka jälkeen ne tallennetaan tietokoneelle. Joissain tapauksissa asiakas lähettää tiedostot esimerkiksi sähköpostilla tai ne viedään suoraan järjestelmään. Seuraavaksi työntekijä alkaa käydä läpi kuitilla olevia tietoja, jotka syötetään järjestelmässä oleviin kenttiin: rivikohtaiset summat ja alv-koodit, yritys, ostopäivä ja niin edelleen. Lisäksi sopiva kuittiin liittyvä kirjanpidon tili päätellään kuitin sisällön ja mahdollisen selitteen perusteella.
Mutta miten tilanne muuttuu, kun prosessiin lisätään automaatio ja tekoäly? Nykyään koneellakin on näkö, nimittäin konenäkö (computer vision), jota voidaan käyttää tietojen poimintaan esimerkiksi kuiteista, tilausvahvistuksista, ajokorteista tai valokuvista. Tässä tapauksessa tekoälyavusteinen konenäkö pystyy lukemaan kuiteilta haluamamme tiedot: tuotteet, arvonlisäverot, summat, myyjän ja niin edelleen. Tiedot kuitilta saadaan siis suoraan rakenteiseen muotoon ilman ihmistä!
Kuitin sisältöä hyödyntämällä tekoäly pystyy myös päättelemään aineistoon liittyen sopivan kirjanpidon tilin – viittaako sisältö esimerkiksi edustus- ja neuvottelukuluihin or polttoaineisiin? Kun tekoäly on poiminut tarvittavat tiedot ja tehnyt tiliöintiennusteen, voi automaatio täyttää tiedot järjestelmään ja lähettää kuitin ihmiselle tarkastettavaksi. Ihminen pystytään vapauttamaan alkuperäisestä kuvien silmäilystä ja tietojen syöttämisestä tarkastamaan automaation ja tekoälyn käsittelemät kuitit.
Miten tekoäly muuttaa kuittien käsittelyä?
Lähtötilanne:
- Käsiteltävänä on paperisia kuitteja. Niistä pitää ottaa kuvat tai ne skannataan ja kuittien tiedot syötetään taloushallinnon järjestelmään käsin, TAI
- Kuittien kuvat saadaan järjestelmään esimerkiksi sähköpostilla tai mobiilisovelluksella, mutta kuittien tiedot pitää syöttää järjestelmään käsin ja taloushallinnon työntekijä tiliöi tapahtuman.
Prosessi tekoälyn käyttöönoton jälkeen:
- Automaatio hakee kuittien kuvat
- Kuitin tiedot luetaan älykästä dokumenttienkäsittelyä hyödyntäen. Muun muassa summat, alv-prosentit, ostetut tuotteet ja maksutapa saadaan poimittua talteen.
- Tekoäly päättelee kirjanpidon tilin, jolle osto todennäköisimmin tiliöidään
- Automaatio tiliöi kuitin järjestelmässä
Tekoälyn käytön hyödyt:
- Aikasäästö: ”Turha” copy-paste ja naputtelu jää pois. Koneellakin on silmät, konenäkö (computer vision).
- Nopeampi kirjanpito: kuitit saadaan järjestelmään ja tiliöityä lähes reaaliajassa, jotta taloushallinto on ajantasalla.
- Skaalautuvuus: Ratkaisu toimii yhtä hyvin pienessä yrityksessä kuin suuressa organisaatiossa, ja se mukautuu kasvaviin volyymeihin ilman lisäresursseja. Tekoälyavusteista kuittien käsittelyä voi ohjata ohjelmistorobotilla tai käyttää rajapintoja. Ratkaisun voi yhdistää käytännössä mihin tahansa järjestelmään.
Taloushallinnon automaatio ja tekoäly pystyvät yhdessä tehostamaan työtä merkittävästi. Kuittien tietojen lukemisessa se tuo kymmeniä tunteja säästettyä aikaa kuukaudessa asiakkaillemme. Tällaisen ratkaisun hankinta ei ole kallista, käyttöönotto on nopeaa ja aikaa saadaan heti säästettyä muihin tehtäviin.
