Tekoälyn käyttökohteita esittelevän blogisarjamme toisessa osassa esitellään automaatiota, joka pystyy poimimaan ja jäsentämään tietoja tekoälyn avulla rakenteettomista asiakirjoista, kuten rahtikirjoista. Tällaiset dokumentit ovat harvoin täysin digitaalisia, samanlaisia keskenään ja osa dokumenteista voi olla edelleen käsin kirjoitettuja.
Blogisarjan ensimmäisessä osassa kerroimme kuittien tietojen lukemisesta. Tässä osassa esitellyssä ratkaisussa tekoälyn pitää selvitä entistä vaihtelevamman aineiston käsittelystä.
Kuljetusasiakirjojen tietojen poiminta tekoälyllä
Monissa logistiikan ja tukkukaupan alan yrityksessä käsitellään päivittäin satoja rahtikirjoja, lähetyslistoja, ja tulliasiakirjoja useassa eri yrityksen toiminnossa. Nämä dokumentit voivat olla PDF-dokumentteja, skannattuja papereita tai jopa käsin täytettyjä lomakkeita. Dokumenttien perustietoja, kuten lähettäjä, vastaanottaja, tilauksen paino ja toimitusohjeet syötetään monesti edelleen käsin järjestelmiin.
Aina ei ole mahdollista vaatia yhteistyökumppaneilta samanlaista dokumenttia tai esimerkiksi oman portaalin käyttöä, jossa tiedot olisivat sähköisessä muodossa ja täytetty juuri yrityksen ohjeistuksen mukaisesti. Sen lisäksi, että aikaa kuluu tietojen manuaaliseen syöttämiseen, virheitä voi sattua ja asiakirjan käsittely odottaa oikean henkilön vapautumista muista työtehtävistä.
Tässä kohtaa prosessi voi hyötyä tekoälystä merkittävästi, kun tekoälylle annetaan tehtäväksi poimia tietoja dokumenteista. Ratkaisu toimii, vaikka dokumenttien ulkoasu vaihtelee toimittajittain eikä sinun tarvitse pyytää kumppaneita muuttamaan toimintatapojaan.
Tekoäly pystyy käsittelemään erilaisia dokumentteja, kuten:
- Skannattuja papereita
- Puhelimella otettuja kuvia papereista
- Käsin täytettyjä lomakkeita
Tekoälyn työvaiheet
Ihmisen työ asiakirjojen käsittelyssä vähenee merkittävästi, mutta ei poistu kokonaan. Ihmisen vastuulle jää tekoälyn ja automaation toiminnan seuraaminen ja automaation syöttämien tietojen tarkistaminen. Manuaalisesta tiedonsyötöstä vapautuneella ajalla voidaan tunnistaa uusia kehityskohteita ja tehtäviä tekoälylle.
Tekoälyn käytön hyödyt:
- Aikasäästö: Manuaalinen tiedonsyöttö jää pois
- Vähemmän virheitä: Tiedot poimitaan ja syötetään järjestelmään tarkasti ja johdonmukaisesti
- Nopeampi toimitusketju: Asiakirjat käsitellään lähes reaaliajassa
- Skaalautuvuus: Ratkaisu toimii myös suurilla volyymeilla ja eri kielillä. Tekoäly voidaan opettaa käsittelemään myös uusia asiakirjatyyppejä.
Automatisoimalla dokumenttien käsittelyn tekoälyllä aikaa säästyy monesta toiminnosta, kuten asiakaspalvelusta, reskontrasta ja varastosta. Vaikka tekoälyratkaisu suunnitellaan juuri tehtävään sopivaksi, sen käyttöönotto on varsin vaivatonta. Kuvien ja tekstien käsittelyyn tarvittavat tekoälykyvykkyydet voidaan ottaa helposti käyttöön Azuresta ja muokata automaatioratkaisu prosessiin sopivaksi.
Kansikuvan lähde rawpixel.com, Freepik, AI-ikoni Artificial intelligence icons created by Freepik – Flaticon
