Kevät automaatioiden parissa oli kiireinen, mutta meille automaatioasiantuntijoille samalla todella antoisa. Toteutimme uusille asiakkaillemme pikaisella aikataululla reilusti aikaa säästäviä automaatioita, jotka tuovat helpotusta erityisesti kesäaikaan, kuukauden vaihteen kiireisiin sekä raportointiin.  

Kerron tässä kirjoituksessa kolmesta eri asiakkaille toteutetusta automaatiosta, jotka ovat itse asiassa hyvin tyypillisiä tehtäviä ohjelmistorobotiikalla toteutettavaksi. Tällä kertaa automaatiot toteutettiin käyttäen Microsoft Power Automate Desktop Flows RPA -työkalua ja osassa hyödynnettiin myös prosessiautomaatioon käytettävää Power Automate Cloud Flows -työkalua. Automaatiot ajastettiin toimimaan itsenäisesti – osa päivittäin ja osa kuukausittain. Rutiinit tulevat siis hoidetuksi myös silloin, kun työntekijät viettävät ansaittuja kesälomiaan. 

Talousraporttien ajaminen ERP-järjestelmästä 

Ensimmäinen automaatiotapaus liittyy päivittäisten sekä kuukausittaisten raporttien ajamiseen vanhanaikaisesta ERP-järjestelmästä. Järjestelmä on melko monimutkainen sekä hidas, jossa kymmenen raportin ajaminen manuaalisesti vie aikaa yli puoli tuntia päivässä odotuksineen. Ohjelmistorobotti jaksaa kuitenkin suorittaa tätä monotonista tehtävää, sekä odotella raporttien latautumista päivästä toiseen, tuoden yli kymmenen tuntia lisää työaikaa asiantuntijalle joka kuukausi.

Raportit ajan tasalle työaikaa säästäen

Järjestelmästä ajetut raportit visualisoidaan Microsoft Power BI -työkalussa, jonka avulla pystytään tuomaan raporttien olennaisimmat tiedot helposti johdon saataville. Näiden Power Platform -tuoteperheeseen kuuluvien työkalujen, Power Automate -automaatiotyökalujen ja Power BI:n yhdistäminen luo täysin uusia ulottuvuuksia automaation hyödyntämiselle, kun automaatio hakee ja tuottaa dataa, jota Power BI visualisoi. 

Uusien vuokrasopimusten käsittely kuukausittain

Ohjelmistorobottimme sai tehtäväksi käsitellä ja tarkastella kuukausittain sekä alkavia että olemassa olevia vuokrasopimuksia kiinteistöalan yritykselle. Vuokrasopimuksilta kerättyjä tietoja verrataan kiinteistöhallinnan järjestelmässä oleviin tietoihin sekä puutteellisia tietoja päivitetään.

Ohjelmistorobotin tehtävä on pitää tiedot ajan tasalla järjestelmässä sekä ilmoittaa tiimille, kun esimerkiksi asuntoja tai autopaikkoja vapautuu vuokrattavaksi seuraaville halukkaille. Prosessiin on liitetty useampia muitakin hälytyksiä, jotka liittyvät vuokrasuhteen elinkaareen.

Automaatiosta apua kiinteistöalan rutiineihin

Kuukauden päättymisen tehtävät ostoreskontrassa 

Kolmas automaatio keskittyy kuukausittaisiin kauden katkon tehtäviin ostoreskontraan liittyen. Tehtävät ovat aikaan sidonnaisia ja ne tulee suorittaa kuukauden viiden ensimmäisen päivän kuluessa. Robotti luo kauden katkon raportit, vertaa kirjanpidon ja reskontran arvoja sekä lukitsee kirjanpidon kauden, jos luvut täsmäävät ennalta määritettyjen sääntöjen mukaisesti. Kirjanpidon tiimille raportoidaan kaikki virhetilanteet sekä poikkeukset. Robotti hoitaa siis kaikki määritellyt toimet itsenäisesti, mutta jättää ihmiselle käsiteltäväksi sovitut poikkeustapaukset. 

Helpostusta kuun vaihteen kiireisiin

Key takeaways 

Kaikissa edellä mainituissa tapauksissa olemme onnistuneet saavuttamaan nopeita hyötyjä edullisten Microsoft Power Automate -työkalujen avulla. Automaatioiden takaisinmaksuaika tekemissämme automaatioissa on alle 12 kuukautta – parhaimmillaan noin kolme kuukautta. Lisäksi automaatiolla saavutetaan tietenkin myös muitakin hyötyjä esimerkiksi laatuun liittyen. Ohjelmistorobotiikan avulla saavutetaan siis parhaimmillaan nopeasti hyötyjä arjen pienempienkin rutiinien automatisoinnilla. 

Toivottavasti nämä esimerkit inspiroivat sinua harkitsemaan automaation käyttöönottoa omassa työympäristössäsi. Jos haluat kuulla lisää käyttämistämme työkaluista, ota rohkeasti meihin yhteyttä! Autamme mielellämme sinua arvioimaan erilaisten tehtävien automaatiopotentiaalia ja kannattavuutta. Kannattaa myös lukea lisää koko Power Platform -tuoteperheestä tai pelkästä Power Automatesta.