Tampereen Aikuiskoulutuskeskus (TAKK) tarjoaa käytännönläheistä ammatillista koulutusta yli 20 eri alalla esimerkiksi tekniikassa, palvelualoilla, kasvatus- ja ohjaustyössä sekä liiketaloudessa. Vuosittain TAKKissa opiskelee yli 12 000 aikuista, ja henkilöstöä on noin 270.
Tampereen Aikuiskoulutuskeskuksen taloushallinnossa huomattiin, että ostolaskujen arvonlisäverojen käsittelyyn kuluu merkittävä määrä reskontran työaikaa päivittäin. Nykyisessä järjestelmässä ei ole ominaisuutta, jolla normaalia mutkikkaampi ALV-käsittely oltaisiin voitu automatisoida, joten Alvorationin tarjotessa ohjelmistorobottia ratkaisuksi, oli päätös helppo – siirretään ostolaskujen arvonlisäverojen kirjaus ohjelmistorobotille, jotta henkilöstön aikaa voidaan vapauttaa muihin tehtäviin.
Toteutimme TAKK:lle ratkaisun, jossa ostolaskujen ALV-käsittely automatisoitiin käyttäen Microsoft Power Automate -työkalua. Automaatio toimii Alvorationin omalla automaatioalustalla, jossa huolehdimme automaation toiminnasta, eli sen käytöstä, ylläpidosta ja raportoinnista kiinteällä kuukausimaksulla.
Työntekijät voivat seurata automaation toimintaa reaaliaikaisesti heille jaetulta raportilta. Ratkaisumme avulla pystyimme rakentamaan ja ottamaan käyttöön automaation nopeasti, ja alustamme tarjoaa myös mahdollisuuden ottaa käyttöön uusia automaatioita jatkossa.
Kysyimme TAKK:n laskentapäälliköltä ja automaatioprojektin sisäiseltä vetäjältä, Kirsi Niemeltä muutaman kysymyksen, kun automaation käyttöönotosta oli kulunut muutama kuukausi.
Miten automaatio on auttanut tiimiänne?
Automaatio on helpottanut laskun tiliöijien työtä merkittävästi ja vapauttanut heidän työaikaansa muihin tehtäviin. Myös reskontranhoitajan työ on keventynyt, kun laskuilla on vähemmän rivejä ja niiden hahmottaminen on helpompaa. Olemme saaneet pelkästään positiivista palautetta.
Millainen ohjelmistorobotti on ollut työkaverina?
Itse yllätyin robotin toimintavarmuudesta – virhetilanteita tulee yllättävän vähän, ja sen olemassaolon voi välillä jopa unohtaa. Käyttöönotto sujui nopeasti ja vaivattomasti, ja Alvoration ymmärsi tarpeemme hyvin. Harvoissa virhetilanteissa yhteydenpito on toiminut nopeasti ja mutkattomasti.
Ostolaskujen käsittelyn automatisointi on ollut hieno ja kannattava aloitus prosessien automaatiolle TAKK:n talousosastolla. Nyt kun aikaa säästyy manuaalisista töistä, on parempi mahdollisuus tehdä prosessien kehittämistä myös jatkossa.
