Automaatiodemo Power Automate: Sopimusten valmistelu

Kirjoittajat

Picture of Riku Holopainen
Riku Holopainen

Perustaja, älykkään automaation asiantuntija

Seuraavassa automaatiodemossamme vuorossa on Microsoftin Power Automate -työkalut. Tällä kertaa demossamme esitelemme yleisen automaatiokäyttötapauksen – sopimusten luomisen.

Toteutimme prosessin asiakkaallemme, joka halusi säästää aikaa valmistautuessaan asiakastapaamisiin. Ohjelmistorobotin muistuttaessa asiakasta tulevasta tapaamisesta personoidulla sähköpostilla ja valmistellessa sopimusluonnokset valmiiksi TeliaSign-palveluun, työntekijä voi rauhassa valmistautua asiakastapaamiseen. Lisäksi automaatio nopeuttaa sopimusprosessia, kun valmiit sopimuspohjat on jo tehty valmiiksi jatkoa varten.

Automaation työvaiheet

1. Asiakkaalle lähetetään kutsu Teams-kokoukseen:

  • Asiakkaan tiedot on merkitty Sharepointissa sijaitsevaan Excel-tiedostoon
  • Kokousaika on sovittu etukäteen puhelimitse ja sovittu aika sekä muut kokouksen tiedot on täytetty Exceliin automaatiota varten
  • Robotti luo uudet Teams-kokoukset, sekä lähettää varatuista kokouksista vakiomuotoisen muistutusviestin tapaamista edeltävänä päivänä kokouksen osallistujille

2. Sopimukset valmistellaan tapaamista varten:

  • Yrityksellä on käytössä kolme erilaista, vakiomuotoista sopimuspohjaa Wordissa, jotka
    robotti noutaa käytettäväksi Sharepointista.
  • Asiakkaan tiedot haetaan alkuperäisestä Excelistä ja täydennetään asiakirjapohjiin
    määriteltyihin kohtiin hyödyntäen vakiomuotoisia sopimuspohjia
  • Sopimusluonnokset tallennetaan Word ja pdf-muodossa asiakaskohtaisiin kansioihin

3. Sopimusluonnosten luominen TeliaSign -palveluun:

  • Työpöytärobotti aloittaa prosessin avaamalla Chromen ja kirjautumalla sisään TeliaSign-palveluun
  • Robotti luo asiakirjat valmiiksi Excelissä olevien asiakastietojen perusteella. Palveluun täytetään muun muassa asiakkaan yrityksen ja allekirjoittajien tiedot
  • Palveluun lisätään myös edellisessä kohdassa mainitut kolme erilaista sopimusta pdf-muodossa
  • Sopimus tallennetaan luonnoksena, jotta ihminen voi vielä tehdä tarkastuksen ja lähettää ne asiakkaalle

Lue myös

fi