Automaatiodemo Power Automate: Sopimusten valmistelu

Kirjoittajat

Picture of Riku Holopainen
Riku Holopainen

Perustaja, älykkään automaation asiantuntija

Seuraavassa automaatiodemossamme vuorossa on Microsoftin Power Automate -työkalut. Tällä kertaa demossamme esitelemme yleisen automaatiokäyttötapauksen – sopimusten luomisen.

Toteutimme prosessin asiakkaallemme, joka halusi säästää aikaa valmistautuessaan asiakastapaamisiin. Ohjelmistorobotin muistuttaessa asiakasta tulevasta tapaamisesta personoidulla sähköpostilla ja valmistellessa sopimusluonnokset valmiiksi TeliaSign-palveluun, työntekijä voi rauhassa valmistautua asiakastapaamiseen. Lisäksi automaatio nopeuttaa sopimusprosessia, kun valmiit sopimuspohjat on jo tehty valmiiksi jatkoa varten.

Automaation työvaiheet

1. Asiakkaalle lähetetään kutsu Teams-kokoukseen:

  • Asiakkaan tiedot on merkitty Sharepointissa sijaitsevaan Excel-tiedostoon
  • Kokousaika on sovittu etukäteen puhelimitse ja sovittu aika sekä muut kokouksen tiedot on täytetty Exceliin automaatiota varten
  • Robotti luo uudet Teams-kokoukset, sekä lähettää varatuista kokouksista vakiomuotoisen muistutusviestin tapaamista edeltävänä päivänä kokouksen osallistujille

2. Sopimukset valmistellaan tapaamista varten:

  • Yrityksellä on käytössä kolme erilaista, vakiomuotoista sopimuspohjaa Wordissa, jotka
    robotti noutaa käytettäväksi Sharepointista.
  • Asiakkaan tiedot haetaan alkuperäisestä Excelistä ja täydennetään asiakirjapohjiin
    määriteltyihin kohtiin hyödyntäen vakiomuotoisia sopimuspohjia
  • Sopimusluonnokset tallennetaan Word ja pdf-muodossa asiakaskohtaisiin kansioihin

3. Sopimusluonnosten luominen TeliaSign -palveluun:

  • Työpöytärobotti aloittaa prosessin avaamalla Chromen ja kirjautumalla sisään TeliaSign-palveluun
  • Robotti luo asiakirjat valmiiksi Excelissä olevien asiakastietojen perusteella. Palveluun täytetään muun muassa asiakkaan yrityksen ja allekirjoittajien tiedot
  • Palveluun lisätään myös edellisessä kohdassa mainitut kolme erilaista sopimusta pdf-muodossa
  • Sopimus tallennetaan luonnoksena, jotta ihminen voi vielä tehdä tarkastuksen ja lähettää ne asiakkaalle

Lue myös

Ensiaskeleet automaatioratkaisun toteuttamiseen

Ohjelmistorobotin hankkiminen ja suunnittelu voi tuntua haastavalta, erityisesti jos olet tekemässä sitä ensimmäistä kertaa. Väitän kuitenkin, että sinun ei tarvitse olla automaation asiantuntija, jotta voisit ottaa automaatiota käyttöön.

fiFinnish