Seuraavassa automaatiodemossamme vuorossa on Microsoftin Power Automate -työkalut. Tällä kertaa demossamme esitelemme yleisen automaatiokäyttötapauksen – sopimusten luomisen.
Toteutimme prosessin asiakkaallemme, joka halusi säästää aikaa valmistautuessaan asiakastapaamisiin. Ohjelmistorobotin muistuttaessa asiakasta tulevasta tapaamisesta personoidulla sähköpostilla ja valmistellessa sopimusluonnokset valmiiksi TeliaSign-palveluun, työntekijä voi rauhassa valmistautua asiakastapaamiseen. Lisäksi automaatio nopeuttaa sopimusprosessia, kun valmiit sopimuspohjat on jo tehty valmiiksi jatkoa varten.
Automaation työvaiheet
1. Asiakkaalle lähetetään kutsu Teams-kokoukseen:
- Asiakkaan tiedot on merkitty Sharepointissa sijaitsevaan Excel-tiedostoon
- Kokousaika on sovittu etukäteen puhelimitse ja sovittu aika sekä muut kokouksen tiedot on täytetty Exceliin automaatiota varten
- Robotti luo uudet Teams-kokoukset, sekä lähettää varatuista kokouksista vakiomuotoisen muistutusviestin tapaamista edeltävänä päivänä kokouksen osallistujille
2. Sopimukset valmistellaan tapaamista varten:
- Yrityksellä on käytössä kolme erilaista, vakiomuotoista sopimuspohjaa Wordissa, jotka
robotti noutaa käytettäväksi Sharepointista. - Asiakkaan tiedot haetaan alkuperäisestä Excelistä ja täydennetään asiakirjapohjiin
määriteltyihin kohtiin hyödyntäen vakiomuotoisia sopimuspohjia - Sopimusluonnokset tallennetaan Word ja pdf-muodossa asiakaskohtaisiin kansioihin
3. Sopimusluonnosten luominen TeliaSign -palveluun:
- Työpöytärobotti aloittaa prosessin avaamalla Chromen ja kirjautumalla sisään TeliaSign-palveluun
- Robotti luo asiakirjat valmiiksi Excelissä olevien asiakastietojen perusteella. Palveluun täytetään muun muassa asiakkaan yrityksen ja allekirjoittajien tiedot
- Palveluun lisätään myös edellisessä kohdassa mainitut kolme erilaista sopimusta pdf-muodossa
- Sopimus tallennetaan luonnoksena, jotta ihminen voi vielä tehdä tarkastuksen ja lähettää ne asiakkaalle