Osallistuimme Suomen suurimpaan automaatiotapahtumaan UiPath Automation Summitiin viime viikolla 27.4.2023 Helsingissä. Tapahtumassa esiintyi 8 suomalaista organisaatiota, jotka ovat onnistuneet automaatiotyökalujen tehokkaassa käyttöönotossa ja automaatioiden skaalaamisessa eri yksiköissään. Voitaisiin jopa sanoa, että tapahtuman puhujayritykset Elisa, Sanoma, Wärtsilä, Palkeet, Neste, Säästöpankki, Elenia ja Posti kuuluvat maailman mittakaavassakin automaatiokehityksen ja -käytön suunnannäyttäjiin. Kokosimme alle mielestämme tärkeimmät nostot ja opit yritysten esityksistä.  

1. Automaatio ja tekoäly ovat yhä lähempänä jokaisen työtä

Automaatiokehitys ja automaatioiden käyttö ovat siirtymässä teknisten asiantuntijoiden lisäksi myös jokaiselle työntekijälle uusien helppokäyttöisten automaatiotyökalujen myötä. Monet automaatiot pyörivät palvelimella (Unattended automation) ja käyttäjät eivät ainakaan kovinkaan usein pääse seuraamaan automaation toimintaa reaaliaikaisesti. Toisaalta ihmisten työskennellessä automaation kanssa rinnakkain, voidaan automatisoida entistä suurempi määrä rutiininomaisia työtehtäviä. Perinteisesti automaatioita on kehitetty paljon keskitetyissä osaamiskeskuksissa tai toimittajan toimesta. On kuitenkin havaittu, että on huomattavasti tehokkaampaa antaa käyttäjille mahdollisuuksia myös kehittää ja käyttää automaatioita itse. Automaatio näkyy suurissa yrityksissä työntekijöillä jo ainakin seuraavilla tavoilla: 

• Työpöytäautomaatio (Attended automation): Työntekijä käynnistää itse työpöytäautomaation silloin, kun sitä tarvitaan. Automaatio pyörii valvotusti käyttäjän omalla työasemalla tai palvelimella. Automaatio ei silti estä käyttäjän työntekoa, vaan se voi pyöriä samalla, kun henkilö tekee muita töitä tai käy hakemassa kahvia. Työpöytäautomaatio tuo digitaalisen työkaverin tarvittaessa jokaisen työasemalle. 
   
• Kansalaiskehittäminen (Citizen development): Kansalaiskehittämisen työkalut, kuten UiPath StudioX, mahdollistavat jokaiselle työntekijälle mahdollisuuden kehittää omia automaatiota. Työkalut ovat niin helppokäyttöisiä, että niiden käyttäminen ei välttämättä vaadi ohjelmointiosaamista. Kansalaiskehittämisestä saadaan kuitenkin eniten tehoja irti, kun käyttäjille on järjestetty alkuun riittävästi koulutusta, sekä annetaan säännöllistä opastusta ja apua varsinaisten kehitystöiden aikana. Kansalaiskehittäjien tekemiä automaatioita sekä niiden laatua tulee kuitenkin seurata systemaattisesti. Kansalaiskehittämistä varten suunniteltu yrityskohtainen hallintamalli tukee kehityksen määrän lisäksi myös laatua.  
   
• Ihminen osana automaatiota (Human-in-the-loop): On selvää, että kaikkia työtehtäviä tai prosesseja ei voida automatisoida alusta loppuun käyttämällä pelkästään sääntöpohjaista automaatiota. Voi olla myös tilanteita, jossa koneen ei haluta antaa tehdä kaikkia päätöksiä itsenäisesti. Ihminen voi toimia osana automaatiota esimerkiksi siten, että automaatio hoitaa prosessin alkupään rutiinitehtävät, jonka jälkeen on käsittely siirtyy ihmiselle. Työntekijä voi validoida, täydentää tai tehdä päätöksen prosessin jatkamisesta, jonka jälkeen automaatio voi taas jatkaa tehtävää. Human-in-the-loop automaatioilla pystytään siis automatisoimaan entistä enemmän pidempiä prosesseja, joista ihmiselle voidaan jättää vain päätöksentekoa vaativat työvaiheet. 
   
• Työtä helpottavat tekoälytyökalut: Moneen työkaluun on jo toteutettu useita käyttäjää helpottavia ominaisuuksia, joissa on hyödynnetty tekoälyä. Tekoäly voi auttaa käyttäjiä esimerkiksi vastaamalla kysymyksiin, tekemällä teksteistä tiivistelmiä, suunnittelemalla PowerPoint-esityksiä ja niin edelleen. Tekoäly on lisännyt valtavasti mahdollisuuksia myös automaatiokehitykseen: Ohjelmistorobotille voidaan jo helposti antaa mahdollisuus hyödyntää tekoälyä, mikä mahdollistaa entistä pidempien ja monimutkaisempien prosessien automatisoinnin. Myös UiPathin tarjoomasta löytyy myös useita eri tarkoituksiin suunniteltuja tekoälytyökaluja, jotka voidaan yhdistää saumattomasti UiPathilla toteutettuihin robotteihin.  

Keynote-puheessaan UiPathin Chris Forrest, AVP Strategic Engagement, kertoi seitsemästä automaatiota muokkaavasta trendistä.

Voit ladata UiPathin raportin Automation Trends 2023: What’s New, What’s Next, and the Path to Real Value täältä.

2. Tekoälyn hyödyntäminen on monella vasta alkutekijöissä 

Vaikka tekoäly onkin valtamedioissa esillä päivittäin, on sen hyödyntäminen, tarkoituksenmukainen ja tehokas käyttö suurissakin yrityksissä vielä varsin alkutekijöissä. Esitysten perusteella organisaatiot ovat toistaiseksi tehneet vasta ensimmäisiä kokeiluja tekoälyllä. Tekoälyllä on pyritty ratkaisemaan spesifejä liiketoimintahaasteita, kuten kuittien ja laskujen lukemista, laskujen tiliöintiä tai palvelupyyntöjen lajittelua. Pääsääntöisesti tekoälyn taustalla on koneoppiminen, joka on yksi merkittävimmistä tekoälyn osa-alueista. Suurien kielimallien, kuten GPT3 ja GPT4:n kyvykkyyksiä tuottaa tekstiä ja analysoida dokumentteja on pilotoitu monessakin paikassa – eikä ihme. Ensimmäiset tulokset ovat olleet todella vakuuttavia. Moni teknologiatoimittaja, kuten UiPath, tarjoavat jo nyt työkaluja esimerkiksi OpenAI:n työkalujen liittämiseksi ohjelmistorobottiin. 

Esitysten perusteella yksi merkittävimmistä haasteista ja huolista koneoppimiseen liittyen syntyy sen tarkkuudesta. Sääntöpohjainen automaatio voi suorittaa tehtävänsä 100%:n tarkkuudella, kun taas koneoppiminen perustuu ns. luottamusarvoihin (Confidence score), joka kertoo todennäköisyyden sille, että koneoppimismalli ennustaa oikeaa lopputulosta syötteelle. Eräässä esityksessä tämä oli muotoiltu hyvin: ”Accuracy becomes confidence, what does this mean for our business users?”. Tekoälyyn luottaminen ja sen hyödyntäminen vaatii siis todellista ajattelu- ja työskentelytavan muutosta, kun tekoälyn epävarmuutta ja ominaisuuksia täytyy alkaa sietää. Voimmekin siis todeta, että tekoälyn todellinen hyötykäyttö yrityksissä on vasta edessäpäin. Ehdit siis vielä tekoälyjunaan varsin hyvin mukaan.  

3. Automaatiokehityksen hyödyt esille mittareiden tukemana! 

Automaatiokehitystä on monessa yrityksessä käytetty jo pitkään, ja sillä on saavutettu merkittäviä tuloksia. Toisaalta automaatiokehitykseen liittyy myös merkittäviä kustannuksia, jotka syntyvät esimerkiksi lisenssien, kehitystyön ja ylläpidon kustannuksista. Tähän onkin pikkuhiljaa herätty yrityksissä, kun rahaa kuluu ajateltua enemmän automaatiokokonaisuuden pyörittämiseen. Jotta automaatiokehitys on kestävällä pohjalla, on sille määritettävä selkeät tavoitteet ja mittarit, joiden toteutumista seurataan aktiivisesti.  

Suuretkin yritykset totesivat, että automaation mittaaminen ei ole aina helppoa. Pelkän takaisinmaksuajan lisäksi olisi tärkeää mitata myös muita automaation tuomia hyötyjä. Näitä ovat esimerkiksi läpimenoajan ja työn laadun parantuminen, sekä henkilöstötyytyväisyyden lisääntyminen. Taloudellisia mittareita on toki helpompi luoda, kuin mitata laadullisia hyötyjä tai asiakas- ja työntekijätyytyväisyyttä. Yksi hyvä vinkki isoilta yrityksiltä, joissa automaatio on merkittävä osa kehitystä, on lisätä automaationäkökulma yrityksen tuottamiin NPS-kyselyihin ja muihin henkilöstötyytyväiskyselyihin.  

Automation Summitissa käsitellyt teemat oikeastaan vahvistivat meidän kokemuksiamme kentältä myös pienien ja keskisuurien yritysten osalta. Seuraavissa kirjoituksissamme pureudumme tarkemmin tässä kirjoituksessa esitettyihin kolmeen teemaan kansalaiskehittämisen, tekoälyn ja automaatioiden mittaamisen osalta. 

Voit ottaa meihin yhteyttä täältä – kerromme mielellämme lisää automaatiopalveluistamme.