Tämä kirjoitus on jatkoa blogisarjaamme kansalaiskehittämisen työkaluista. Edellisessä kirjoituksessa esittelimme uuden tulokkaan kansalaiskehittäjien työkalupakkiin: Robocorp Automation Studion.
Ohjelmistorobotiikan alan markkinajohtaja UiPathin StudioX-työkalu on käyttäjien keskuudessa kerännyt kiitosta sen helppokäyttöisyydestä ja intuitiivisuudesta. Ja ei mikään ihme – se on suunniteltu erityisesti liiketoiminnan käyttäjille, joilla ei ole merkittävää kokemusta ohjelmoinnista. StudioX-työkalun tehokkaaseen käyttöön riittää pohjataidoksi perustason osaaminen ja ymmärrys Microsoftin Office-ohjelmista, kuten Wordista, Excelistä ja Outlookista. Työkalulla voidaan automatisoida kaikenlaisia tehtäviä esimerkiksi selaimella toimivassa ERP-järjestelmässä tai vanhoissa Legacy-järjestelmissä.
StudioX:n käytön opettelu onnistuu itsenäisesti, mutta alkuun kannattaa tehdä ohjattuja kursseja ja harjoituksia hyödyntäen esimerkiksi UiPath Academy -koulutussisältöä tai osallistumalla koulutuksiimme. Kun työkalun ja yleisen automaatiokehityksen perusteet ovat hyvin hallussa, voivat käyttäjät siirtyä rakentamaan automaatioita, jotka ovat tehokkaita, nopeita ja tietoturvallisia. Hyvin suunniteltuna ja toteutettuna kansalaiskehittäjien automaatiot ovat myös helposti monistettavia, jolloin kollegatkin pääsevät hyötymään muiden tekemästä automaatiokehityksestä.
Automaation rakentaminen StudioX-työkalulla
StudioX-työkalussa automaatioita rakennetaan käyttämällä valmiiksi ohjelmoituja aktiviteetteja (eng. Activities), eli ohjelmistorobotin rakennuspalasia. Aktiviteetit jakautuvat kahteen osaan: resursseihin (eng. Resources) ja toimintaohjeisiin (eng. Actions).
- Resurssit ovat ohjelmistorobotin rakennuksen perusta. Valittu resurssi kertoo ohjelmistorobotille, mitä sovellusta käytetään. UiPathilla voidaan yleisesti automatisoida mitä tahansa ohjelmaa käyttämällä Use Application/Browser -aktiviteettia. Tämän lisäksi StudioX:llä on kattavat integraatiot Office-ohjelmiin, jonka avulla automaatiot esimerkiksi Excelissä ja Outlookissa onnistuvat nopeasti hyödyntämällä useita valmiita toimintoja.
- Toimintaohjeet ovat yksityiskohtaisia komentoja ohjelmistorobotille. Kun tiedämme, missä järjestelmässä automaation tulee toimia, haetaan kyseiselle järjestelmälle omat aktiviteetit vasemmassa reunassa sijaitsevasta aktiviteettipaneelista. Näillä aktiviteeteilla voimme kertoa ohjelmistorobotille esimerkiksi mille verkkosivulle navigoidaan, mihin kenttiin tietoa tulee syöttää, mistä sitä noudetaan sekä miten ja mihin tiedostoja (esimerkiksi raportteja) tallennetaan.
Työkalun käyttö perustuu ns. vedä ja pudota -menetelmään (eng. drag and drop). Aluksi keskelle vedetään sopiva resurssi, kuten Käytä Exceliä -aktiviteetti. Tämän jälkeen aktiviteetin sisälle raahataan erilaisia toimintaohjeita: Mikä Excel-tiedosto avataan? Miltä välilehdeltä tietoa luetaan? Minkä nimiseen muuttujaan tieto tallennetaan?
Kokemuksen kartuttua automaatiorungon saa valmiiksi parhaimmillaan kymmenissä minuuteissa ja tuotantokelpoisen automaation tunneissa. Otetaan kuitenkin vielä hetkeksi askel taaksepäin. Jotta voit automatisoida prosesseja, tarvitset aluksi potentiaalisia automaatiokohteita. Usein löydämme näitä helpostikin töistämme. Sopiva tehtävä StudioX:llä toteutettavaksi on manuaalinen (eli vaatii paljon kliksuttelua ja kirjoittelua), se on toistuva ja usein myös puuduttava. Tällaisia tehtäviä on mahdollista tunnistaa useista yritysten toiminnoista, kuten taloushallinnosta, asiakaspalvelusta ja HR-yksiköistä.
Mikäli ajatuksia ei vielä herännyt potentiaalisista kohteista, alla muutama esimerkki asiakkaidemme yleisimmistä automaatiokohteista, jotka on toteutettu StudioX-työkalulla:
- Raporttien tai muiden tietojen hakeminen ja tallentaminen ERP-järjestelmästä
- Sopimusten täyttäminen Word-tiedostoon, tallentaminen PDF-tiedostoksi, sekä valmiiden sopimusten lähettäminen osapuolille hyödyntämällä palveluntarjoajan allekirjoituspalveluja
- Ennakonperintärekisteri (EPR), ALV-rekisteri ja muut toimittajien ja asiakkaiden yritysten tietojen tarkastukset. Näitä voidaan tehdä kvartaaleittain ja aina toimittajaa tai asiakasta perustettaessa järjestelmään
- Veroilmoitukset, kassa-analyysit ja ostolaskuanalyysit…
Entä voinko jakaa automaationi muiden käytettäväksi?
UiPathin rakentama automaatioalusta mahdollistaa prosessien jakamisen kollegoille helposti pilvityökalu Orchestratorin avulla. Näin ollen tiimissä voi olla useampia kansalaiskehittäjiä, mutta vieläkin useampia automaation käyttäjiä. Automaatiokäyttäjien työasemalla työntekijän tukena toimii ohjelmistorobotti, jonka voi käynnistää painamalla Play-painiketta UiPath Assistant-sovelluksessa. Alusta mahdollistaa myös prosessien käyttöasteen ja automaatioasteen seurannan, sekä hallintamallin kannalta käyttäjätunnusten ja oikeuksien ylläpidon.
UiPathin toukokuussa julkaistavan 2023.4 versiopäivityksen myötä automaatioiden jakamisesta tulee entistä helpompaa. Käyttäjä voi kopioida linkin automaatioon Assistant-sovelluksessa ja lähettää sen kollegoilleen, jotka saavat automaation käyttöönsä linkkiä klikkaamalla.
2023.4 versiopäivityksen myötä automaatioden jakaminen onnistuu entistä helpommin
StudioX on ainakin toistaiseksi mielestämme helppokäyttöisin ja monipuolisin kansalaiskehittäjälle suunnattu työkalu ohjelmistorobotiikan toteutuksia varten. Mikäli työ sisältää toistuvia, manuaalisia ja puuduttavia töitä, voi StudioX olla ratkaisu tällaisiin haasteisiin. Automatisoimalla rutiinitehtävät kasvatat yrityksen tuottavuutta kehittäen samalla henkilöstön osaamista – erityisesti paljon nykyään tarvittavia digitaalisia taitoja. Kokemuksen karttuessa on mahdollista siirtyä käyttämään esimerkiksi UiPath Studiota, joka on automaatiokehittäjille suunniteltu työkalu. Voit myös siirtyä kokeilemaan muita työkaluja, kuten Robocorpia (edellinen julkaisu) tai Microsoftin Power Automatea, josta kerromme myöhemmin lisää.
Voit ottaa meihin yhteyttä täältä – kerromme mielellämme lisää erilaisista UiPath StudioX:n mahdollisuuksista yrityksenne toiminnan tehostamisessa ja automaatio-osaamisen kasvattamisessa.