Eletään vuotta 2017. Ohjelmistorobotiikka on kuuma trendi IT-alalla. Yritykset haluavat innokkaasti automatisoida prosessejaan erityisesti taloushallinnossa. Vaihtoehtoja automatisoinnin aloittamiseen on kaksi: hankkia ohjelmistorobotiikkaa sitä tarjoavalta yritykseltä tai pistää pystyyn oma automaatiotiimi. Automaation hankkiminen RaaS-palveluna (Robotics-as-a-service) on monen valinta, vaikka kallista huvia sekin on. Alkuun sillä pääsee kuitenkin edullisemmin kuin omat lisenssit hankkimalla, eikä RPA-osaajiakaan ole työmarkkinoilla runsaasti tarjolla.

Vuonna 2025 automaation hankkiminen tarjoaa yrityksille enemmän vaihtoehtoja sekä toimintamallien että teknologioiden osalta. Esimerkiksi Microsoftin Power Automate ja UiPathin StudioX ovat huomattavasti madaltaneet kynnystä automaatiokehityksen aloittamiseen. Nykypäivänä RaaS on edelleen suosittua, mutta kaiken kumppanilta ostamisen ja täysin itse tekemisen välimaastoon on tullut monia muitakin tapoja automatisoida toistuvia tietotyön tehtäviä. Tässä blogissa esittelen erilaisia automaatiokehitysmalleja, joiden jalkauttamisessa olemme auttaneet monia asiakasyrityksiämme.

Haluatko optimoida automaatiokehitystä? Mietitkö parasta mallia automaatiokehityksen aloittamiseen? Robomentorimme arvioi nykyisen kehitysmallin ja tavoitetilan sekä suosittelee järkevintä toimintamallia.

Lue lisää Robomentori-palvelusta täältä.

RaaS: kumppani huolehtii kaikesta

Automaation hankkiminen kumppanilta kokonaispalveluna on edelleen suosittu tapa aloittaa automaatioiden hyödyntäminen. Ohjelmistorobotiikan alkuaikoihin verrattuna automaatiopalvelujen kuukausimaksut ovat tulleet alaspäin osaamisen ja kilpailun lisäännyttyä, mikä on tehnyt RaaS-palvelusta saavutettavaa muillekin kuin isoille yrityksille.

Edut:

• Pienemmät aloituskustannukset: Automaation hankkiminen palveluna tarkoittaa yleensä pienempiä alkuinvestointeja ja aikaa käytön aloittamiseen tarvitaan vähemmän, kun toimittaja vastaa palvelimista, lisensseistä ja automaatiokehityksestä.
• Toimittajan asiantuntemus: Automaatiokehitykseen erikoistuneet toimittajat tarjoavat alan syvällistä asiantuntemusta ja tukea, mikä on hyödyllistä yrityksille, joilla ei ole riittävästi osaamista tai aikaa käytössä automaatiokehitykseen.
• Huoleton vaihtoehto: Kumppani huolehtii siitä, että automaatiot ajavat sovitusti ja korjaa ne, jos jokin ei toimi.

Mahdolliset riskit:

• Toimittajariippuvuus: Riippuvuus yhdestä toimittajasta ja/tai toimittajan käyttämästä teknologiasta voi aiheuttaa haasteita palveluntarjoajan vaihtamisessa. Vältä lukkiutuminen yhteen toimittajaan valitsemalla kumppani, joka käyttää laajasti käytettyä automaatioteknologiaa ja sovi tarvittaessa, että asiakkaana omistatte automaatioidenne koodin. Uskalla myös kokeilla enemmän kuin yhtä palveluntarjoajaa ja teknologiaa.
• Palvelun vastaaminen tarpeisiin: Toimittajan resurssihaasteet ja osaamisen kehityksen puute voivat muodostua kehityksen pullonkauloiksi automaatiotarpeiden kasvaessa ja monipuolistuessa. Pienennä riskiä valitsemalla kumppaneita, jotka panostavat osaamisen kehittämiseen. Osa yrityksistä hankkii automaatioita usealta kumppanilta, mikä vähentää riskiä ajan ja osaamisen puutteesta, mutta toisaalta lisää kehityksen koordinointi- ja hallinnointityötä.

Hybridimalli, eli itse ja yhdessä tehden

Monissa suomalaisissa organisaatiossa on yleistymässä automaatioiden kehitysmalli, jossa kehitetään rinnakkain kumppanin kanssa. Automaatiokehityksessä vastuut jakautuvat yleensä siten, että kumppani kehittää laajemmat ja monimutkaisemmat automaatiot ja yrityksen omat automaatiokehittäjät kehittävät lyhyempiä ja suoraviivaisempia automaatioita low-code työkaluilla. Automaatioita voidaan ajaa joko kumppanin tai yrityksen hallinnoimilla palvelimilla. Automaatiokehittäjiä voivat olla teknisiltä taidoiltaan edistyneemmät osaajat tietohallinnosta tai ns. kansalaiskehittäjät liiketoiminnasta.

Edut:

• Joustavuus: Yritys voi valita sopivimman toteutustavan kunkin automaatiokohteen mukaan. Jos automaatioiden kehitysjono on pitkä tai omilla työntekijöillä on aikaa käytössä, voidaan hyötyjen tavoittelua nopeuttaa kehittämällä osa automaatioista itse.
• Kustannussäästö: Pienempien tehtävien automatisointia ei ole usein kannattavaa hankkia kumppanilta, mutta oma automaatiokehittäjä voi toteuttaa toimivan automaation suhteellisen pienellä vaivalla. Osaamisen kasvaessa sisäiset automaatiokehittäjät voivat kehittää myös laajempia automaatioita.
• Osaamisen kehittäminen: Yrityksen omat kehittäjät saavat mahdollisuuden kehittää taitojaan käyttäessään low-code työkaluja. Monesti tämä lisää työntekijöiden motivaatiota ja sitoutumista työhönsä samalla, kun sisäiset prosessit ja tehokkuus paranee.

Mahdolliset riskit:

• Laadunhallinta: Itse kehitettyjen automaatioiden laatu voi vaihdella kehittäjien osaamisen ja kokemuksen mukaan. Tämä voi johtaa virheisiin ja toiminnallisuusongelmiin, ellei automaatiokehityksen hallintamalli ja sisäinen laadunvalvonta ole kunnossa.
• Ylläpidon haasteet: Yrityksen sisäisessä automaatiotoiminnassa ylläpitoon tulee varata joko IT:n tai liiketoiminnan automaatiokehittäjien aikaa. Jos automaation dokumentointi on puutteellista tai automaatioita ei ole jaettu muille käyttäjille, voi yritys pahimillaan menettää automaation kokonaan alkuperäisen automaatiokehittäjän ollessa pois töistä tai vaihtaessa työnantajaa.

Sisäinen kehitys, eli vastataan itse kaikesta

Täysin omin voimin automatisoinnista vastaaminen on aika harvinaista suomalaisissa yrityksissä. Tätä toimintamallia näkee joko suuren suurissa yrityksissä, joissa on omat sisäiset automaatiotiimit tai pienemmissä yrityksissä, missä automaatioita on lähtenyt kehittämään joku asiasta innostunut työntekijä. Oman automaatiopraktiikan pyörittäminen edellyttää investointeja palvelimiin, lisensseihin ja osaajiin. Toisaalta se parhaimmillaan mahdollistaa ketterän kehitysmallin, jossa prosessiasiantuntijat, järjestelmäosaajat ja automaatiokehittäjät työskentelevät saumattomasti yhdessä automaatioratkaisun rakentamiseksi.

Edut:

• Nopeampi reagointikyky: Sisäinen tiimi voi reagoida nopeammin muutoksiin ja kehitystarpeisiin, koska he tuntevat yrityksen prosessit, järjestelmät ja muut työntekijät paremmin kuin toimittaja.
• Riippumattomuus toimittajista ja täysi hallinta automaatioista: Automaatioiden kehittäminen ja ylläpitäminen itse omassa ympäristössä takaa täyden läpinäkyvyyden ja hallinnan ratkaisuihin. Tämä on sekä etu että mahdollinen riski, sillä esimerkiksi automaatiokapasiteetin ja lisenssien käytön optimointi edellyttää automaatiotyökalujen syvällisempää asiantuntemusta.  

Mahdolliset riskit

• Ratkaisujen yksipuolistuminen: Ellei sisäinen tiimi panosta osaamisen kehittämiseen, voi tiimin osaaminen rajoittaa automaatioratkaisujen suunnittelua. Kehittäjillä tulisi olla aikaa sekä laajentaa että syventää osaamistaan, esimerkiksi ottamalla haltuun tekoälytyökaluja ja kokeilemalla automaatiotyökalujen uusia toimintoja.
• Ajan puute: Sisäisen tiimin aika voi olla ajoittain kortilla, mikä voi hidastaa kehitysprosessia ja vaikuttaa projektien laatuun ja automaatioiden ylläpitoon. Kansalaiskehittäjien osallistaminen automaatiokehitykseen ja automaatioiden ylläpitoon tasaa riskiä ajanpuutteesta.

Automaation käyttöönotto tarjoaa yrityksille monia mahdollisuuksia tehostaa toimintaansa ja parantaa kilpailukykyään. Valitsemalla oikean automaation kehitysmallin ja panostamalla osaamisen kehittämiseen yritykset voivat varmistaa, että automaatio tuo säästöjä ja tukee yrityksen tavoitteita. Työntekijöiden automaatio-osaamisen kehittäminen mahdollistaa joustavamman kehitysmallin ja motivoi työntekijöitä kehittämään prosesseja. Ei olekaan ihme, että entistä useampi yritys hankkii työntekijöilleen automaatiokoulutusta ja tukea oman automaatiotoiminnan aloittamiseen.

Alvorationin Robomentori-palvelu on suunniteltu yritysten automaatio-osaamisen kasvattamiseen. Palvelumme avulla pääset nauttimaan automaation hyödyistä nopeammin kuin itse opiskelemalla ja rakennat toiminnan järkevälle pohjalle alusta asti.